Una lettera di benvenuto, è un modo semplice per accogliere gli ospiti e farli sentire coccolati fin dal momento dell’arrivo: scopriamo come scriverla!
Non c’è dubbio che uno dei fattori decisivi per ottenere ottime recensioni e migliorare la reputazione, online e offline, sia puntare sulla qualità dell’esperienza degli ospiti. In altre parole, migliorare il trattamento riservatogli e dedicare loro piccole attenzioni fin dal momento dell’arrivo nella casa vacanze è un buon modo per avere clienti soddisfatti e recensioni positive.
Ci sono molte cose che si possono fare per rendere unica l’esperienza di ciascun ospite: assicurargli una comunicazione rapida, mettere a disposizione un libro di benvenuto e fornire un servizio degno di un hotel a 5 stelle. Ma c’è una cosa spesso dimenticata eppure di sicuro effetto: una lettera di benvenuto! In questo post scopriremo cos’è una welcome letter e perché è così utile, per poi passare ad alcuni consigli su cosa scrivere.
COS’È UNA LETTERA DI BENVENUTO PER CASE VACANZE?
Il nome parla da sé, una lettera di benvenuto introduce la tua proprietà agli ospiti. Il suo scopo principale è quello di dare loro una personale e calda accoglienza in casa , anche quando l’host non può essere lì fisicamente. La prima impressione è cruciale nel settore delle case vacanze, e gli ospiti si ricorderanno qualunque cosa non sia andata nel verso giusto! Quindi, oltre ad assicurarsi che la casa sia perfettamente pulita dentro e fuori prima dell’arrivo di ogni ospite, scrivere una lettera di benvenuto sarà una dimostrazione ulteriore della premura del padrone di casa nei confronti di chi giunge alla sua porta.
COSA SCRIVERE IN UNA LETTERA DI BENVENUTO?
Ora che sappiamo a cosa serve una lettera di benvenuto, vediamo cosa dovrebbe includere. Una buona comunicazione è fondamentale durante l’intera esperienza nella casa vacanze, e una lettera di benvenuto aiuterà a mantenere le promesse fatte! Di seguito, proponiamo sei punti che non dovrebbero mai mancare in una lettera di benvenuto:
1. UN MESSAGGIO DI BENVENUTO PERSONALIZZATO
Non stiamo dicendo di scrivere una lettera unica per ogni ospite: durante l’alta stagione è impossibile! E’ sufficiente personalizzare di volta in volta il template usato di solito con i nomi degli ospiti in arrivo. Questo li farà sentire i benvenuti e farà capire loro che avranno la tua completa attenzione durante il soggiorno.
2. UNA NOTA SUL LORO VIAGGIO
Nonostante possa sembrare un piccolo gesto, lasciare una nota che auguri una piacevole vacanza testimonierà quanto ti stia a cuore il benessere degli ospiti e li farà sentire “coccolati”.
3. DETTAGLI SULLA PROPRIETÀ
Questa sezione serve per ricordare agli ospiti l’indirizzo esatto della proprietà, al fine di evitare problemi al momento del rientro, e comunicare loro eventuali informazioni utili (come orari e/o comunicazioni di servizio).
4. DETTAGLI SUL LIBRO DI BENVENUTO E SUL LIBRO DEGLI OSPITI
La maggior parte dei proprietari è solita lasciare un libro di benvenuto: è un vero e proprio “manuale della casa” dove gli ospiti troveranno tutte le informazioni dettagliate sulla proprietà, sulle zone circostanti e qualsiasi altro contenuto extra. E’ importante disporre il libro di benvenuto accanto alla lettera e non perdere occasione per ricordare ai viaggiatori di dare uno sguardo anche al libro degli ospiti, in cui possono lasciare i loro commenti.
5. INFORMAZIONI DI CONTATTO
Anche è buona regola lasciare tutti i numeri di emergenza locali nel pacchetto di benvenuto, è consigliabile riportare anche nella lettera di benvenuto i dettagli di contatto dell’host o quelli dell’amministratore della proprietà. E’ importante anche ricordare agli ospiti di segnalare qualunque tipo di problema o aspetto che non li soddisfi entro 24 ore dall’arrivo: in questo modo, sarà possibile trovare una soluzione il prima possibile.
6. UNA NOTA FINALE PER AUGURARE UNA BUONA VACANZA
Ogni proprietario vuole che i propri ospiti passino un soggiorno eccezionale nella sua casa vacanze, questo è ovvio. Eppure è molto utile rinnovare i propri auspici a tutti gli ospiti firmando la tua lettera con una nota che auguri loro una permanenza rilassante e gradevole: questa piccola attenzione farà guadagnare punti importanti quando arriverà il momento delle recensioni!
