Come pianificare e gestire al meglio i tuoi Check in

Potrà sembrare il più facile degli argomenti, molti penseranno: ma cosa ci vuole a fare un Check in? In realtà, a meno che non siate già molto esperti, gli arrivi dei vostri ospiti celano sempre, o quasi, degli imprevisti, come al Monopoly, ricordate? Saper anticipare o gestire tali imprevisti, spesso con calma ed educazione, è una qualità che si ottiene solo col tempo e con l’organizzazione. Come pianificare e gestire al meglio i tuoi Check in allora?

Mi spiego meglio su come fare con un esempio semplice che troverà molti di voi d’accordo:

La gestione parcheggio auto.         

Tanti di voi host hanno una struttura in centro ed il problema in particola modo durante Luci D’Artista si amplifica.Vi è mai capitato di ricevere una prenotazione per un fine settimana e dar poca importanza, per superficialità o semplice dimenticanza, di omettere di informare l’ospite sul parcheggio? Credo proprio di sì. Vi sarete trovati un sabato pomeriggio a ‘combattere’ telefonicamente con l’ospite, che non avevate mai più sentito dopo la prenotazione, fatta magari 2 mesi prima, che chiede di voler parcheggiare e non sa cosa fare imbottigliato nel traffico salernitano. Come facciamo con le valigie( ovviamente stanno portando 4 valigie per 1/2 notti 9, ho il bimbo che piange, mio marito non conosce Salerno, non abbiamo il navigatore, 15€ di garage, assurdo!Queste le principali domande/affermazioni che tutti e dico tutti, abbiamo ricevuto nel tempo. Come evitarle? Semplice, basta organizzarsi. Ve lo spiegherò fra poco.

Altro problema da  risolvere e pianificare è

L’orario di arrivo

Se stranieri spesso sono puntuali, poichè se in treno l’orario è controllabile (vi spiegherò più avanti come farlo) ma gli italiani vanno gestiti altrimenti rischiate di trascorrere un intero pomeriggio ad attenderli.

Altro problema che molti hanno riscontrato su come pianificare e gestire al meglio i tuoi Check in è : 

La comunicazione

Durante il Natale, la maggior parte degli ospiti è italiano, quindi più semplice da contattare, ma con gli stranieri? Aiuto.. Russi, cinesi o canadesi. Come comunico’ Anche qui è possibile organizzarsi anche se, a differenza delle altre situazioni ( parcheggio, arrivo ) il problema della lingua resta. Qui possiamo intervenire noi, con lo staff multilingue di Smartcityhost, altrimenti con un pò di lavoro gestuale, forse ve la caverete lo stesso, almeno per l’arrivo.

Ultima situazione, a volte riscontrata, meno probabile delle altre è

L’insoddisfazione della struttura

Anche qui, a tutti, anche se possessori di una reggia venduta a 80€ a notte/4 persone, sarà capitato il cliente  simpatico che all’ingresso ( a volte già dall’esterno dell’edificio ) esordisce con: Non è come sulle foto, sembra più piccola, la finestra dà sul cortile e così via. Qui non c’entrerà nulla la pianificazione e dovrete essere calmi,  sfoderando il vostro sguardo più pacificatore possibile, alla Gandhi per capirci, e spiegare con dovizia di particolari che tutto era ben segnalato. Vi consiglio sempre di fare una stampa della descrizione della vostra struttura dal sito da dove proviene la prenotazione. Carta canta come si dice.

Allora come li organizziamo questi benedetti arrivi vi chiederete. Come pianificare e gestire al meglio i tuoi Check in? Avete ragione. Partiamo dall’inizio, ovvero dalla prenotazione. Da qualsiasi piattaforma arrivi gettate le basi. Parto da Booking. Qui è possibile generare dei template. Nessuna paura ì, sono solo frasi precedentemente salvate da te con le informazioni che vuoi fornire all’ospite ( dove arrivare per scaricare i bagagli, dove parcheggiare ed il costo, quali garage convenzionati, ecc ). Fatto una volta il gioco è fatto, ad ogni prenotazione l’ospite riceverà immediatamente il template. Potrà quindi valutare come gestire il suo arrivo, rileggere tali informazioni quando vuole e pianificare il tutto. Mi raccomando inserisci tutto ciò che occorre sapere e che ti eviterà inutili domande. Per Airbnb basterà rispondere al messaggio dell’ospite copiando il template fatto su Booking. Di seguito un esempio

Io suggerisco di strutturarlo attraverso 6 punti:

    1. Ringraziare l’ospite per la prenotazione ricevuta
    2. Chiedere orario arrivo aereo/treno per facilitare il tuo Check in ( scrivi però per organizzare al meglio il suo arrivo in struttura )
    3. Indicare come parcheggiare se arriveranno in auto: zona eventule parcheggio free, zona vicino casa con relativo costo all’ora, garage privato ( suggerisci anche quello più vicino anche se non convenzionato indicando prezzi, indirizzo e numero di telefono )
    4. Indicare i numeri di chi li accoglierà ed una vostra mail per coloro che non avranno linea telefonica/whatsapp per comunicare
    5. Chiedere un recapito raggiungibile durante il soggiorno a Salerno
    6. Varie ed eventuali che vorrete sottolineare. Ad esempio il pagamento della tassa di soggiorno ed il versamento del deposito cauzionale nonchè tutte le regole di casa/condominio

Il tutto và fatto in italiano ed inglese. Per traduzioni possiamo aiutarvi noi presso Smartcityhost.it
Il consiglio è di non scrivere troppo ma nemmeno troppo poco. Il turista è conscio di doversi attenere a delle regole e leggerà il vostro template. Questo vi permetterà di avere una prova su eventuali proteste all’arrivo o durante il soggiorno.

L’invio del template è il primo passo dell’organizzazione. Và completato però con una corretta comunicazione quando il giorno del Check in si avvicina. Il mio consiglio è di inviare un messaggio ( sms o whatsapp )2 giorni prima dell’arrivo. E’ la distanza giusta per ottenere una risposta. Nel messaggio presentatevi indicando la struttura prenotata ed il vostro ruolo chiedendo gentilmente conferma ( se precedentemente comunicato ) dell’orario di arrivo oppure informazione qualora non lo avessero ancora fatto. Informate nuovamente che la struttura non ha parcheggio e che bisognerà parcheggiare nelle zone indicate nel messaggio inviato a suo tempo. Queste sono le due possibili risposte:

  1. Abbiamo già provveduto a prenotare/ sappiamo dove parcheggiare ed arriveremo alle 16
  2. Non ho letto bene il messaggio, può rispiegarmi il tutto? In questo caso rinvierete il messaggio spedito a suo tempo. L’ospite non potrà accampare scuse e considerato l’approssimarsi al viaggio, si attiverà ve lo assicuro e vista la vostra comunicazione sarà anche più disposto a darvi maggiori dettagli sul suo arrivo.

Questa procedura vi eviterà di ricevere la famosa telefonata dell’ospite che arrivato a Salerno andrà in crisi nel traffico. Ricordate, l’organizzazione e la comunicazione rende tutto più semplice, anche nella vita.
Se invece volete evitare procedure, template, traduzioni, sms, whatsapp ed essere liberi da ogni pensiero, chiamate Smartcityhost, e faremo tutto noi!

Spero questo articolo su come pianificare e gestire al meglio i tuoi Check in sia stato utile, torniamo preso con altri interessanti argomenti su come essere o diventare un grande Host

 

2019-11-18T21:35:28+00:00
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